企業過去習慣依照員工人數、部門編制與預算決定辦公室面積。隨著 AI 參與更多工作，空間需求可能開始受到職務結構、協作方式、實際使用率與科技設備等因素影響。
對企業經營者而言，未來的不動產決策需要更完整的資訊基礎，才能判斷哪些空間值得保留、哪些需要重新配置，以及科技投資是否真正改善整體營運效益。
前言｜員工人數沒有減少，辦公室卻可能需要重新規劃
一間企業準備續租辦公室，行政部門依照現有員工人數，提出維持原本面積的建議。
然而，管理團隊發現，公司近一年已經導入 AI 文件處理、會議摘要與資料分析工具。部分員工的工作內容開始改變，跨部門討論增加，固定座位的使用情況也與過去不同。
原本配置的個人座位是否足夠？會議室是否需要增加？哪些空間長期閒置？未來若增加 AI 設備與資料處理需求，現有辦公室能否支援？
這些問題正在進入企業不動產管理的討論範圍。
2026 年 8 月，國際不動產顧問公司 JLL 公布全球未來辦公調查。研究涵蓋 21 個國家、超過 2,200 位企業高階主管及企業不動產負責人，其中 78% 的受訪者預期，AI 將在未來三至五年對企業不動產組合策略產生重大影響，但只有 15% 的受訪組織已進入較成熟的 AI 應用與優化階段。
這項調查呈現一個值得注意的現象：企業已經意識到 AI 可能改變辦公空間需求，但如何把技術發展轉換為實際的不動產配置，仍有相當大的探索空間。
趨勢背景｜AI 正在改變企業評估辦公空間的依據
過去企業規劃辦公室時，最容易量化的指標是員工人數。
預計增加多少人，就需要增加相應的座位、會議室與公共空間。部門擴編通常伴隨辦公面積增加，組織縮編則可能帶來空間整併。
AI 的發展讓這套判斷方式需要納入更多變數。
部分例行工作可以由 AI 協助完成，員工可能將更多時間投入客戶溝通、問題判斷與跨部門協作。不同職務對辦公空間的需求，也可能因此改變。
CBRE 於 2026 年公布的美洲辦公室使用者調查顯示，23% 的受訪組織表示 AI 已經影響空間規劃決策，另有 30% 預期未來兩年會產生明顯影響。值得注意的是，半數受訪組織預期 AI 將增加對多功能、可重新配置空間的需求。
這代表 AI 對辦公室的影響，不能直接用員工人數增減來推算。
企業未來需要同時評估工作方式、空間使用情況與長期營運成本，才能判斷實際需要的辦公面積與配置。
一、從員工人數到實際使用率：企業需要更精確的空間資料
一間辦公室設有一百個座位，並不代表每天都有一百個人在使用。
業務可能經常外出，主管可能在不同辦公地點開會，部分員工採取混合辦公，而某些部門則需要固定進入辦公室處理工作。
如果企業只依照總員工人數規劃空間，就可能忽略不同時段與不同部門的使用差異。
AI 與數據分析工具可以協助企業整理門禁紀錄、會議室預約、座位使用情況與其他經合法蒐集的空間資料，辨識長期使用模式。
例如，某間公司發現星期二與星期四辦公室經常接近滿載，星期五的使用率卻明顯下降。此時，管理者需要了解的是尖峰日如何安排，而不能只根據整週平均使用率決定縮減面積。
CBRE 2026 年 9 月發布的辦公室使用者研究，也觀察到不同工作日的使用率存在顯著差異。這類資料提醒企業：空間規劃需要考慮實際使用尖峰，避免平均數掩蓋真正的營運需求。
對中小企業而言，即使尚未具備完整智慧建築系統，也可以先從會議室預約、部門出勤安排與座位使用紀錄開始。
當企業逐漸掌握實際空間需求，未來在續租、擴編或搬遷時，就能減少單純依靠經驗估算的情況。
二、AI 改變工作分工後，辦公室的功能可能需要重新配置
AI 對辦公室的另一項影響，來自員工工作內容的轉變。
假設一家企業導入 AI 協助整理客戶資料、分析市場資訊與產出例行報告，原本需要長時間獨立處理資料的員工，可能逐漸增加與其他部門討論及確認分析結果的時間。
這種變化可能增加小型討論空間、視訊會議設備與跨部門協作區的需求。
不過，不同企業的變化不會完全相同。
需要高度專注的工作，仍然可能需要安靜且具備隱私的獨立空間。客服、金融、研發與涉及機密資訊的部門，也可能需要更嚴格的空間與設備管理。
JLL 2026 年研究指出，受訪企業中已有 31% 積極準備重新設計空間，以支援人員與 AI 的協作；同時，多數企業仍處於評估 AI 對工作模式影響的階段。
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這表示未來的辦公空間規劃，需要更重視不同工作的實際需求。
| 空間類型 | 可能出現的需求變化 | 管理者應觀察的指標 |
|---|---|---|
| 個人工作座位 | 依職務及出勤模式調整配置 | 尖峰使用率、工作專注需求 |
| 小型會議室 | 支援即時討論與跨部門協作 | 預約率、使用人數、使用時長 |
| 視訊與遠距協作區 | 支援跨據點及混合辦公 | 遠距會議頻率、設備使用率 |
| 專業工作空間 | 配合研發、資料處理或特殊設備 | 設備需求、資訊安全條件 |
| 多功能公共空間 | 依團隊活動彈性調整用途 | 使用時段、活動類型 |
對企業而言，辦公室配置的判斷重點可能逐漸從每位員工需要多少面積，延伸至各種工作活動需要什麼樣的空間支持。
三、AI 可以協助分析空間成本，但企業仍需要評估完整的財務條件
對企業經營者而言，辦公室是一項持續產生成本的營運資源。
除了租金或購置成本，還涉及裝修、管理費、能源、設備維護，以及員工通勤與辦公效率等間接因素。
AI 可以協助整合這些資訊，建立不同配置方案的比較模型。
例如一家企業面臨租約到期，管理團隊正在比較三種選擇：維持原辦公室、搬遷至較小空間，或採取總部加衛星辦公據點的方式。
透過整合實際使用率、租賃條件、搬遷費用與未來人力規劃，AI 可以協助進行情境分析，呈現不同方案對年度營運成本及空間使用的可能影響。
不過，AI 模型只能根據提供的條件與資料進行分析。
如果企業錯估未來人力需求，或者忽略裝修攤提、租約限制與搬遷後的工作效率，分析結果仍可能偏離實際情況。
JLL 於 2026 年 5 月發布的全球空間規劃研究指出，提高空間資料準確性已成為企業不動產管理的重要優先事項。研究也強調，AI 規劃工具的品質受到基礎資料完整度影響。
因此，AI 在不動產決策中的價值，主要來自協助管理者比較不同方案、找出資訊缺口，以及檢視原本容易被忽略的成本與限制。
最終是否搬遷、縮減面積或重新投資，仍然需要結合財務條件、企業策略與實際營運需求判斷。
四、從單一辦公室到不動產組合，AI 可能改變企業的長期配置策略
當企業擁有多個辦公據點時，不動產管理的複雜度會進一步提高。
不同地點可能具有不同租期、租金、員工配置與空間使用情況。某些據點負責客戶服務，另一些則集中行政、研發或管理職能。
這時候，企業需要思考的不只是單一辦公室是否足夠，而是整體據點配置是否符合未來營運方向。
AI 可以協助整合各據點資料，分析空間使用、營運成本與地理位置之間的關係，讓管理者比較集中辦公、分散據點或維持現況的不同情境。
對房地產持有者及商用不動產投資人而言，這項變化也值得關注。
如果企業開始更精確地評估辦公室需求，未來商用空間的競爭條件可能進一步受到交通便利性、彈性配置、數位基礎設施及管理服務品質影響。
JLL 於 2026 年 9 月發布的 AI 與不動產研究指出，AI 對就業與商用不動產需求的影響，仍會受到產業結構、地區供需及資產品質等因素共同作用。
因此，對建設與商用不動產產業而言，AI 帶來的長期問題可能是：當企業更了解自己需要什麼空間，未來哪些建築條件能夠持續符合使用者需求？
風險與限制｜數據能協助判斷，但不能完整代表人的工作需求
AI 導入不動產管理後，企業需要留意資料品質與使用目的。
例如，門禁紀錄可以反映進出情況，卻無法完整說明員工的工作效率；會議室預約資料可以呈現使用頻率，也不一定能反映每場會議的實際價值。
如果企業過度依賴單一指標，可能做出不符合員工需求的空間決策。
此外，蒐集員工出勤、位置與空間使用資料，也需要妥善處理個人資料保護與內部資訊安全。
企業可以優先使用部門或空間層級的彙整資料，針對資料蒐集目的、保存期限與存取權限建立規範，避免將空間效率分析擴大為不必要的個人監控。
另一項限制則是成本。
智慧感測器、資料整合平台與 AI 分析系統可能需要額外投資。規模較小的企業，未必適合直接導入完整的智慧辦公管理平台。
應先確認現有資料是否足以回答真正的經營問題，再評估是否有必要增加新的科技設備。
企業可以如何思考？
對準備重新評估辦公空間的企業而言，可以從以下四個方向開始。
第一，建立空間使用的基本資料。 先掌握不同部門、不同工作日及不同空間類型的實際使用情況。資料蒐集不一定需要昂貴設備，既有的會議室預約與出勤安排也可以作為初步分析基礎。
第二，將未來人力規劃納入不動產決策。 AI 可能改變職務內容及工作方式，但不宜直接假設導入 AI 就會減少員工與辦公面積。管理者應結合實際業務量、部門編制及人力計畫進行情境評估。
第三，在租約到期或搬遷前比較不同方案。 除了租金與面積，也應納入裝修費用、搬遷成本、交通條件、設備需求與空間彈性，避免只看單一成本指標。
第四，從小規模分析開始驗證。 可以先挑選一個部門或一處辦公空間，持續觀察使用情況，再評估是否需要調整座位、會議室或其他配置。
企業應該先知道自己需要解決什麼空間問題，再決定 AI 可以提供多少協助。
龍蓁淳觀點｜未來房地產科技的價值，將延伸至空間使用與資產決策
從房地產產業角度觀察，AI 的應用正在逐漸延伸至建築物交付之後的使用與管理階段。
過去房地產科技常以建案行銷、智慧看屋或市場分析為主要應用情境。企業不動產管理則呈現另一種可能方向：透過資料分析，協助使用者判斷空間是否符合營運需求，以及如何在成本與使用效益之間取得平衡。
對建設與代銷產業而言，這也提供了一個值得思考的觀點。
未來評估一處商用不動產的價值時，除了地段、面積與建築規格，使用彈性、智慧設備整合能力及長期營運效率，可能成為企業客戶更重視的條件。
龍蓁淳國際認為，房地產科技的發展值得持續關注使用者需求與決策方式之間的關係。
當企業對空間的理解更加精確，房地產業者也有機會透過更完整的資料與專業分析，協助客戶做出符合實際需求的選擇。
結語｜未來的辦公空間，將更需要符合企業真正的工作方式
AI 正在逐步影響企業的工作流程、人力配置與組織協作，也讓辦公空間的規劃依據開始出現新的變化。
企業未來需要多少面積、哪些空間應該保留、是否需要重新配置據點，都需要結合實際數據與長期營運方向判斷。
AI 可以協助管理者整理資訊、比較情境並辨識可能的成本與使用問題，但辦公室最終仍然需要服務企業的實際工作與人員需求。
當企業開始用更完整的資料理解自己如何工作，也就有機會重新思考每一平方公尺的使用價值。